Success Story: Bundesministerium für Finanzen (BMF)

Operatives Informationssystem (OIS)

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) nimmt die Auftraggeberfunktion für das Verfahren PM-SAP (Personalmanagement des Bundes mit SAP) wahr und bedient sich in diesem Zusammenhang der Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ G) als Verfahrensbetreiber und Dienstleister.
Um den Sachbearbeitern aller Ressorts die Möglichkeit zu geben, ihre im Rahmen ihrer Tätigkeit erfassten Daten im Verfahren PM-SAP auszuwerten, stehen eine Fülle von Auswertungen zur Verfügung.

Das Operative Informationssystem (OIS).  Um eine Homogenisierung  der Reports herbeizuführen,  wurde eine Reform der Berichtsstrukturen, Funktionalitäten und Berichtsinhalte im Operativen Informationssystem gestartet. Ziel dieses Reformprojektes war es, Aussehen und Nomenklatur der einzelnen Berichte zu vereinheitlichen sowie den Zugang der Sachbearbeiter zu den Reports einfacher  und informativer zu gestalten. Dafür musste einerseits der SAP^®-Standard erweitert, andererseits eine neue Oberfläche sowohl für die Berichte selbst als auch ihre Einbindung in einen übersichtlichen Menübaum kreiert werden. Für den Anwender bietet die einheitliche Oberfläche den Vorteil der übersichtlichen Darstellung und fachlichen Bündelung der Berichte. Neben den intuitiv  bedienbaren Reports wurde dem erhöhten Informationsbedarf in den Ressorts mit einem erweiterten Merkmalsspektrum in der Selektion und der Ausgabe begegnet.

Erweiterung des SAP^®-Standards. Die Erweiterung des SAP^®-Standards wurde notwendig, da eine zentrale Forderung des Projektes darin lag, Hilfetexte für Felder nicht nur auf Datenelementebene zur Verfügung zu stellen, sondern die Eindeutigkeit in der Bezeichnung von Feldern reportabhängig sicherzustellen, um für Felder mit gleichem Datenelement unterschiedliche Hilfetexte anbieten zu können. Der Grund dafür liegt darin, dass gewisse Felder (z.B. Kostenstelle) einerseits immer auf das gleiche Datenelement referenzieren, jedoch in Reports verschiedene Bedeutungen haben können.

Minimale Modifikationen. Um die Anforderungen zu erfüllen, wurde die gesamte Standardhilfelogik im SAP^®-System mit einem Minimum an Modifikationen mit dem selbst entwickelten Hilfesystem auf Basis Report/Feldname überlagert. Dies stellt einerseits sicher, dass bei Upgrades bzw. Releasewechsel der Modifikationsabgleich schnell und problemlos durchführbar ist,  andererseits nur Texte für die Felder gepflegt werden müssen, die tatsächlich benötigt werden, da bei fehlender Pflege die Standardhilfefunktionalität weiterhin zur Verfügung steht.

Nutzen. Das erweiterte Hilfesystem schuf die Basis für eine informative und übersichtliche Oberfläche, die die Anwender beim Reporting umfassend unterstützt und somit sowohl den Einarbeitungsaufwand für neue Anwender als auch den Bedienaufwand für erfahrene Sachbearbeiter  soweit als möglich minimiert. So konnte bereits nach kurzer Zeit eine Kostensenkung erzielt werden, da die Homogenisierungsbestrebungen effizienteres und zeitsparenderes Arbeiten ermöglichen.

Simone Lilg (Projektleitung Bundesrechenzentrum GmbH):

Durch exakte Systemanalyse und Programmierung der Lösung gemeinsam mit den Beratern von SAPalot konnten wir die Anforderungen mit minimalen Modifikationen umsetzen. Durch die einheitliche Gestaltung der Selektionsbilder und die damit verbundene Harmonisierung der Datenausgabe gewinnen die Anwender viel Bedienkomfort und Sicherheit, weil Daten für sie nun nach bundesspezifischen Anforderungen dargestellt werden. Die Erhöhung der Kundenzufriedenheit in den Ressorts spricht dabei eine deutliche Sprache. Vor allem neue Anwender profitieren davon, weil sich die Einarbeitungszeit in OIS-Berichte mit ihrer Funktionalität durch den einheitlichen OIS-Standard entscheidend verkürzt.

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